Terugvordering van te veel uitbetaald (bruto)loon, niet altijd “a walk in the park”?
Een werkgever komt tot de vaststelling dat hij zijn werknemer te veel loon heeft uitbetaald en/of dat hij te veel sociale bijdragen en/of te veel bedrijfsvoorheffing heeft betaald. Kan dit teruggevorderd worden van de betrokken werknemer en zo ja, hoe gaat dat in z’n werk?
Wat de gevolgen zijn en hoe u het geld kan recupereren, hangt af van wat precies te veel werd betaald. In dit artikel bespreken we 4 hypotheses.
1. Wat als te veel nettoloon werd uitgekeerd?
De bedrijfsvoorheffing en de werknemersbijdragen voor de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) worden door de werkgever correct ingehouden zoals berekend door diens sociaal loonsecretariaat, maar per vergissing wordt een hoger netto bedrag doorgestort aan de werknemer.
In de meest optimale situatie zal de betrokken werknemer onmiddellijk vrijwillig het onverschuldigd betaalde bedrag terugstorten.
Gebeurt dit niet, dan kan een afbetalingsplan door inhoudingen op de toekomstige loonstortingen een oplossing bieden. Dit kan de werkgever wel niet eenzijdig beslissen. Het loon wordt namelijk onder de Loonbeschermingswet streng beschermd waardoor steeds de schriftelijke toestemming nodig is van de werknemer op ieder ogenblik dat het loon opeisbaar is geworden (maandelijks dus!). Bovendien mag slechts maximaal 1/5de op het nettoloon ingehouden worden, met uitzondering van het dubbele vakantiegeld en vertrekvakantiegeld waar geen wettelijke limiet is voorzien.
Tot slot is er een geringe kans dat de werknemer helemaal niet bereid is om mee te werken aan de terugbetaling van het onverschuldigd loon. In dit geval zit er niets anders op dan een gerechtelijke procedure te starten op grond van onverschuldigde betaling (artikel 1376 van het Burgerlijk Wetboek). We raden deze optie uiteraard af omdat dit de arbeidsrelatie zwaar hypothekeert en heel wat gerechtskosten met zich meebrengt.
Wij raden werkgevers aan in het arbeidsreglement een bepaling te voorzien om de te volgen procedure bij te veel uitbetaald loon uit te werken zodat mogelijke discussies hierover vermeden kunnen worden.
2. Wat als de bedrijfsvoorheffing werd doorgestort aan de werknemer?
Het komt ook voor dat de werkgever vergeten is om een deel van het loon van de werknemer in te houden voor de fiscus.
De bedrijfsvoorheffing vormt een deel van het loon dat eigenlijk aan de werknemer verschuldigd is, maar door de werkgever ingehouden en gestort moet worden aan de belastingadministratie als voorschot op de belasting van de natuurlijke personen. Omdat dit als loon wordt beschouwd, kan het onverschuldigd deel teruggevorderd worden van de werknemer zoals in de hierboven beschreven eerste hypothese. Het Hof van Cassatie bevestigde deze terugvorderingsmogelijkheid in een arrest van 16 september 2019.
Indien de werknemer niet onmiddellijk overgaat tot terugstorting, dient de werkgever best de bedrijfsvoorheffing voor te schieten en door te storten aan de fiscus binnen de wettelijke termijn (zijnde uiterlijk de 15de van de maand na het verstrijken van de maand waarin de bezoldiging werd betaald). Indien de werkgever hiermee wacht, riskeert deze namelijk nalatigheidsinteresten (tussen de 4 % en de 10 % op de verschuldigde bedrijfsvoorheffing), administratieve boetes (tussen € 50 en € 1.250) en zelfs een belastingverhoging (tussen de 10 % en 200 % van de op het niet aangegeven inkomstengedeelte verschuldigde belastingen).
Voor de recuperatiemethodes van de bedrijfsvoorheffing kan opnieuw verwezen worden naar de eerste hypothese.
3. Wat als de werkgever de RSZ-werknemersbijdragen niet heeft doorgestort?
Naast de bedrijfsvoorheffing kan de werkgever ook nalaten om de sociale zekerheidsbijdragen van de werknemer (13,07 %) op het loon door te storten aan de RSZ. Indien dit bedrag werd overgemaakt aan de werknemer, zorgt dit voor heel wat meer kopzorgen dan de vorige twee hypotheses.
In deze hypothese kan de werkgever het teveel betaalde immers niet terugvorderen van de werknemer. Artikel 26 van de RSZ-wet verbiedt dit uitdrukkelijk ondanks het onverschuldigde karakter. Indien een werknemer dit dus weigert terug te storten, kan de werkgever de werknemer niet via gerechtelijke weg hiertoe dwingen. Sterker nog, de werkgever moet de sociale bijdragen alsnog doorstorten naar de RSZ om een bijdrageopslag van 10 %, verwijlinteresten van 7 % per jaar en zelfs eventuele strafrechtelijke sancties te vermijden. De werknemer kan de werkgever hiertoe dwingen en zelfs een schadevergoeding vorderen voor de door de werkgever niet of laattijdig betaalde sociale bijdragen (mits bewijs van schade).
Men kan best in dialoog gaan met de werknemer om een vrijwillige terugbetaling te verkrijgen. Een terugbetalingsverplichting in het arbeidsreglement voegen, gaat in tegen de wet en zal dus niet afgedwongen kunnen worden.
4. Wat als de werkgever door een foute berekening te veel bedrijfsvoorheffing en sociale bijdragen afdraagt aan de fiscus, respectievelijk de RSZ?
Tot slot bestaat de hypothese dat er door een foute berekening in de loonadministratie niet alleen te veel loon werd toegekend aan de werknemer, maar bijgevolg ook te veel bedrijfsvoorheffing en sociale bijdragen werden overgemaakt aan de fiscus en de RSZ. In dit geval dient men ook dezelfde principes te hanteren als in de hierboven omschreven tweede en derde hypothese.
Voor de bedrijfsvoorheffing moet de werkgever zich richten tot de werknemer ondanks dat deze laatste dit bedrag nooit ontvangen heeft. De werknemer krijgt dit deel namelijk bij zijn eindafrekening van de personenbelasting terug.
Voor wat betreft de onverschuldigd betaalde werknemersbijdragen aan de RSZ zal de werkgever zich steeds moeten richten tot de RSZ voor een terugstorting aangezien de werknemer hier nooit recht op heeft (gehad).
***
Het terugvorderen van loon, sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing blijkt een behoorlijke administratieve opdracht te zijn, soms zelfs gepaard gaande met het risico op verlies. Een gewaarschuwde werkgever is er twee waard.