De impact van COVID-19 op uw onderneming vanuit een vennootschapsrechtelijk oogpunt
Sinds de eerste berichten over het verschijnen van een nieuw coronavirus in China, die de ziekte COVID-19 veroorzaakt, ons eind vorig jaar bereikten, is de situatie snel geëscaleerd op wereldwijd niveau. Vandaag is de impact van het nieuwe coronavirus wijdverspreid en kan deze niet langer worden gemeden.
In een poging om het virus in te dijken heeft de Belgische regering recent verschillende draconische maatregelen aangekondigd, waaronder de verplichte sluiting van restaurants en cafés, cinema’s en alle niet-essentiële winkels, het samenscholingsverbod en de tijdelijke opschorting van de lessen in scholen. Bovendien mogen de burgers alleen hun huis verlaten voor noodzakelijke en dringende zaken, zoals het kopen van voedsel en om naar de dokter te gaan. Deze maatregelen zijn minstens van kracht tot 5 april 2020. Verder hebben verschillende landen een negatief reisadvies uitgevaardigd voor hun inwoners, waardoor reizen naar andere landen ontmoedigd wordt of zelfs in het geheel wordt verboden. Afgezien van de door de overheid opgelegde maatregelen is het de verantwoordelijkheid van ieder van ons om alles te doen wat in onze macht ligt om de volksgezondheid te beschermen en om de maatregelen inzake social distancing toe te passen.
Daarom is het belangrijk dat elke Belgische vennootschap de tijd neemt om na te denken over de impact van COVID-19 op haar onderneming. Naast de mogelijke impact van COVID-19 op de financiële resultaten van de vennootschap dient men ook na te denken over praktische aanpassingen die zich opdringen om de gezondheid van de aandeelhouders en de bestuurders te beschermen. Dit gaat bijvoorbeeld over de organisatie van de vergaderingen (de algemene vergadering en het bestuursorgaan), waarbij bestuurders en aandeelhouders vaak in het buitenland vertoeven. Hieronder wordt een kort overzicht gegeven van de relevante bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (hierna het “WVV” genoemd) die vennootschappen in overweging kunnen nemen en die een oplossing kunnen bieden voor de organisatie van de vergaderingen van de vennootschapsorganen. Het overzicht richt zich in het bijzonder op de besloten vennootschap ( private limited liability company / société à responsabilité limitée) en de naamloze vennootschap (public limited liability company / société anonyme).
- Algemene vergadering van aandeelhouders
a. Stemming op afstand (langs elektronische weg) vóór de algemene vergadering
Een eerste methode om social distancing toe te passen bij het organiseren van de algemene vergadering, is om de aandeelhouders de mogelijkheid te bieden om hun stem op afstand uit te brengen (schriftelijk of elektronisch) vóór de algemene vergadering van aandeelhouders.
Merk op dat deze mogelijkheid in de statuten moet zijn voorzien en dat er aanvullende voorwaarden van toepassing kunnen zijn.
Het formulier om te stemmen op afstand dat naar de vennootschap wordt verstuurd voor een bepaalde vergadering met een bepaalde agenda, geldt voor de opeenvolgende vergaderingen met dezelfde agenda
Volledigheidshalve geven we mee dat de deelname van de aandeelhouders bij wijze van volmacht ook kan worden aangemoedigd, zodat het aantal aandeelhouders dat fysiek aanwezig is op een algemene vergadering tot een minimum kan worden beperkt.
Voor elke specifieke onderneming zal moeten worden nagegaan of stemmen op afstand mogelijk is en welke voorwaarden in dit verband nageleefd dienen te worden.
b. Deelname op afstand aan de algemene vergadering
Om de sociale distancing toe te passen, kan het bovendien nuttig zijn voor vennootschappen om de aandeelhouders toe te laten op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering. Virtuele deelname aan de algemene vergadering via elektronische communicatiemiddelen, is enkel mogelijk indien de statuten in deze mogelijkheid voorzien. Wat de naleving van de voorwaarden inzake aanwezigheid en meerderheid betreft, worden de aandeelhouders die op die manier aan de algemene vergadering deelnemen geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden.
Voor de toepassing van de deelname op afstand moet de vennootschap de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder kunnen controleren aan de hand van het gebruikte elektronische communicatiemiddel, op de bij de statuten bepaalde wijze. Aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel kunnen bijkomende voorwaarden worden gesteld, met als enige doelstelling de veiligheid van het elektronisch communicatiemiddel te waarborgen.
Het elektronisch communicatiemiddel moet de aandeelhouder ten minste in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en om het stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken. De statuten kunnen bovendien bepalen dat het elektronisch communicatiemiddel de aandeelhouders in staat moet stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en om het recht uit te oefenen om vragen te stellen.
De leden van het bureau van de algemene vergadering, de bestuurders en de commissaris mogen de algemene vergadering echter niet via elektronische communicatiemiddelen bijwonen.
Zoals hierboven reeds aangehaald in het kader van de stemming op afstand, dient ook hier de mogelijkheid tot deelname op afstand en de voorwaarden waaraan moet worden voldaan geval per geval geverifieerd te worden op basis van de specifieke situatie van uw vennootschap.
c. Schriftelijke algemene vergadering
Tot slot voorziet het WVV in de mogelijkheid voor de aandeelhouders om beslissingen te nemen via de procedure van de eenparige en schriftelijke besluiten en dit voor iedere beslissing, behalve voor de beslissingen die authentiek vastgesteld dienen te worden (zoals bijv. een statutenwijziging). Dit wil zeggen dat de aandeelhouders niet fysiek moeten samenkomen en dat de oproepingsformaliteiten niet moeten worden nageleefd. Dit kan nuttig zijn voor onder meer de beslissing tot benoeming of ontslag van de bestuurders en andere beslissingen die de goedkeuring van de aandeelhouders vereisen, zonder dat een notariële tussenkomst is voorgeschreven. In principe kan deze procedure ook worden toegepast voor de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders die de jaarrekening goedkeurt.
- Vergadering van het bestuursorgaan
Volgend op de hierboven vermelde mogelijkheden voor de algemene vergadering, voorziet het WVV ook in de mogelijkheid om sociale distancing toe te passen op de vergaderingen van het bestuursorgaan.
Eenparige schriftelijke besluitvorming is niet enkel mogelijk voor de algemene vergadering van aandeelhouders, maar eveneens voor de besluiten van het bestuursorgaan, in zoverre dit statutair niet (volledig of voor welbepaalde besluiten) wordt uitgesloten. Onder het Wetboek van vennootschappen stond de toepassing van de procedure van de eenparige schriftelijke besluitvorming voor het bestuursorgaan enkel open in geval van dringende noodzakelijkheid. De statuten die op vandaag nog niet in lijn werden gebracht met het WVV bevatten dus mogelijk nog deze beperking. Om die reden is het van belang om de toepasbaarheid van deze praktijk te verifiëren voor het besluitvormingsproces van het bestuursorgaan.
Daarenboven kan de mogelijkheid om de vergaderingen van het bestuursorgaan te houden via een telefoon- of video-conferentiegesprek zeker bijdragen tot de social distancing, wat tevens als een geldige manier van beraadslaging en besluitvorming wordt beschouwd.
- Jaarrekening en jaarverslag
a. Jaarverslag
Het jaarverslag dat door het bestuursorgaan wordt opgesteld, dient onder meer informatie te bevatten omtrent de belangrijke gebeurtenissen die na het einde van het boekjaar hebben plaatsgevonden. Verder dient het jaarverslag een beschrijving te omvatten van de voornaamste risico's en onzekerheden waarmee de vennootschap geconfronteerd wordt. Afhankelijk van de specifieke omstandigheden van uw onderneming kan de huidige situatie met betrekking tot COVID-19 als een dergelijke belangrijke gebeurtenis of als een risico of onzekerheid worden aangemerkt, die in het jaarverslag moeten worden opgenomen.
b. Verdaging van de (gewone) algemene vergadering van aandeelhouders
Het bestuursorgaan heeft het recht om, tijdens de gewone algemene vergadering van aandeelhouders, de beslissing met betrekking tot de goedkeuring van de jaarrekening drie weken uit te stellen (wegens gebrek aan informatie). Deze verdaging doet geen afbreuk aan de andere genomen beslissingen, tenzij andersluidende beslissing van de vergadering hieromtrent. De volgende vergadering heeft het recht de jaarrekening definitief vast te stellen. Bij genoteerde vennootschappen kan de beslissing met betrekking tot de goedkeuring van de jaarvergadering met vijf weken worden uitgesteld.
Dit kan nuttig zijn indien, als gevolg van COVID-19, niet alle informatie die nodig is voor het opstellen van de jaarrekening of het jaarverslag beschikbaar is op de statutaire datum waarop de jaarlijkse (gewone) algemene vergadering van aandeelhouders wordt gehouden.
Bovendien zou het bestuursorgaan ervoor kunnen kiezen om de jaarlijkse (gewone) algemene vergadering van aandeelhouders bijeen te roepen op een latere tijdstip dan de datum voorgeschreven in de statuten, rekening houdend met de huidige COVID-19 maatregelen.
c. Neerlegging bij de Nationale Bank van België
De jaarrekening dient door toedoen van het bestuursorgaan worden neergelegd bij de Nationale Bank van België binnen dertig dagen nadat de jaarrekening is goedgekeurd door de algemene vergadering van aandeelhouders, en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar. Indien de jaarrekening niet werd neergelegd binnen deze termijnen, wordt de door derden geleden schade, behoudens tegenbewijs, geacht voort te vloeien uit dit verzuim.
De rechtspersonen die hun jaarrekening meer dan één maand na het verstrijken van de termijn van zeven maanden na de afsluiting van het boekjaar neerleggen, dragen bij in de door de federale toezichthoudende overheden gemaakte kosten voor de opsporing en controle van ondernemingen in moeilijkheden. In de praktijk betekent dit dat vanaf de eerste dag van de negende maand na de afsluiting van het boekjaar een bijdrage dient betaald te worden van 400 EUR. Het bedrag van die bijdrage is 600 EUR vanaf de eerste dag van de tiende maand en 1,200 EUR vanaf de twaalfde maand na de afsluiting van het boekjaar. In geval van overmacht kan echter restitutie van deze bijdrage worden gevraagd, indien het bewijs van een dergelijke overmacht kan worden geleverd. De aanvraag tot terugbetaling dient te gebeuren bij gewone brief aan de FOD Economie binnen een termijn van achttien maanden na de afsluitingsdatum van de jaarrekening.
Of COVID-19 in dit verband als overmacht kan worden beschouwd, hangt grotendeels af van de duur van de opgelegde maatregelen. Gezien de "beperkte" duur van deze maatregelen is het in dit stadium onwaarschijnlijk dat het voor dit doel als overmacht zou worden beschouwd.
- Algemene opmerking over de financiële positie van de onderneming
COVID-19 zou een impact kunnen hebben op de (toekomstige) financiële positie van uw vennootschap. Dit zou bijgevolg aanleiding kunnen geven tot de (verplichte) toepassing van andere vennootschapsrechtelijke mechanismen (zoals de alarmbelprocedure). Een constante opvolging van de resultaten, de cashflow en te verwachte ontwikkelingen zal van cruciaal belang zijn om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen in deze uitdagende tijden.
Aarzel niet om ons te contacteren ingeval u vragen zou hebben.