COVID-19 en de digitalisering van de algemene vergadering van vennootschappen en (i)vzw’s: het vervolg
- Na de eerste tijdelijke introductie bij KB volgt nu een structurele oplossing voor een vereenvoudigde digitale algemene vergadering
Tijdens de eerste coronagolf maakte het Koninklijk Besluit van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de COVID-19-pandemie (het “KB”) het tijdelijk mogelijk om de algemene vergadering van op afstand te organiseren zonder dat de statuten hierin voorzagen (zie hiervoor onze newsflash van 24 april 2020). De impact van de coronapandemie blijft echter voelbaar op zowel de financiële resultaten als op de praktische organisatie van de ondernemingen. Daardoor bleken de mogelijkheden geboden door het KB door hun beperkte toepassing in de tijd niet voldoende.
De wetgever kwam daaraan tegemoet door middel van de Wet van 20 december 2020 houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19 (de “Wet”). Die Wet voorziet uitdrukkelijk in de mogelijkheid voor besloten vennootschappen, coöperatieve vennootschappen en naamloze vennootschappen om de algemene vergadering op afstand te organiseren, ook zonder dat daarvoor statutaire machtiging vereist is. Daarnaast wordt die mogelijkheid alsook de mogelijkheid tot het organiseren van een schriftelijke algemene vergadering ook ingevoerd voor (internationale) verenigingen zonder winstoogmerk.
In wat volgt wordt een overzicht gegeven van de door de Wet voorziene relevante wijzigingen aan het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (het “WVV”) die vennootschappen en (i)vzw’s in overweging kunnen nemen om de organisatie van hun algemene vergadering te vereenvoudigen.
- Deelname algemene vergadering op afstand
De mogelijkheid voor de effectenhouders om op afstand aan de algemene vergadering deel te nemen bestond reeds met betrekking tot de voornoemde vennootschapsvormen vóór de inwerkingtreding van de Wet. Een deelname op afstand aan de algemene vergadering was voorheen slechts toegelaten als de statuten hier expliciet in voorzagen. Die vereiste statutaire bepaling om de deelname op afstand aan de algemene vergadering mogelijk te maken wordt nu opgeheven. Voortaan komt het toe aan het bestuursorgaan om al dan niet te opteren om de deelname aan de algemene vergadering op afstand toe te laten. Daarnaast is het sinds de inwerkingtreding van de Wet ook voor (i)vzw’s toegestaan om deelname op afstand aan de algemene vergadering toe te laten zonder statutaire machtiging waar die mogelijkheid voordien in het geheel niet voorzien werd door het WVV.
Om elektronische deelname door de effectenhouders aan de algemene vergadering op afstand mogelijk te maken moeten de volgende vijf voorwaarden voldaan zijn:
- Het bestuursorgaan dient een beslissing te nemen om de deelname aan de algemene vergadering op afstand toe te laten. De oproeping tot de algemene vergadering dient daarenboven een beschrijving te bevatten van de toepasselijke procedures. Indien de vennootschap een vennootschapswebsite in de zin van artikel 2:31 WVV heeft, dienen deze procedures eveneens op de vennootschapswebsite toegankelijk worden gemaakt.
- Het door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel moet de vennootschap toelaten om de hoedanigheid en de identiteit van de effectenhouder die ervan gebruikmaakt, te controleren.
- Het door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel moet de effectenhouders daarnaast ten minste in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en wat betreft de aandeelhouders, om het stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken.
- Het door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel moet ten slotte de effectenhouders in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en om het vraagrecht uit te oefenen. Voorheen werd dit recht enkel toegekend aan de effectenhouders indien de statuten dit zo bepaalden. Met de inwerkingtreding van de Wet werd dit recht dan ook wettelijk verankerd. De elektronische communicatiemiddelen die deze rechten niet waarborgen en waarbij de effectenhouders bijgevolg enkel in real time de algemene vergadering kunnen volgen maar niet actief kunnen tussenkomen kunnen tot 30 juni 2021 toch gebruikt worden. Het bestuursorgaan dient in dit geval wel te motiveren waarom de vennootschap dergelijk elektronisch communicatiemiddel niet ter beschikking heeft.
- De leden van het bureau van de algemene vergadering zijn steeds verplicht om de vergadering fysiek bij te wonen. De Wet vereist echter niet langer dat ook de bestuurders en de commissaris fysiek aanwezig zijn zoals tot voor kort wel het geval was onder het WVV.
Daarnaast is het ook niet langer nodig om de basisprincipes waaraan een elektronische algemene vergadering moet voldoen, statutair uit te werken. Onder die basisprincipes worden onder meer begrepen de wijze van verificatie van de identiteit en hoedanigheid van de aandeelhouder (zie punt ii) hierboven), de wijze van vaststelling van deelname op afstand alsook de bijkomende voorwaarden gesteld om de veiligheid van het elektronisch communicatiemiddel te waarborgen.
Dat betekent echter niet dat er geen regeling in dat verband uitgewerkt dient te worden aangezien het bijvoorbeeld noodzakelijk blijft om de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder te controleren en de deelname van een bepaalde aandeelhouder nog steeds dient vastgesteld te worden (o.a. in het kader van de naleving van de voorwaarden inzake aanwezigheid en meerderheid). Voorgaande kan bijvoorbeeld bewerkstelligd worden via video- of telefoonconferenties zoals Teams, Zoom, Skype en andere dergelijke systemen. De concrete omstandigheden zullen bepalen welk communicatiemiddel geschikt is voor de vennootschap en bijgevolg is een gesofisticeerd elektronisch communicatiemiddel met toegangscontrole niet steeds vereist.
In dat verband is het nuttig om op te merken dat stemming over bepaalde persoonsgebonden materies (zoals benoemingen en voordrachten) in principe in het geheim dient te geschieden in afwijking van het beginsel dat de stemming op de algemene vergadering openbaar gebeurt. Bijgevolg dient het elektronisch communicatiemiddel dan ook, in voorkomend geval eventueel de mogelijkheid te bieden om een stem op geheime wijze uit te brengen.
- Voorafgaand stemmen op afstand
De regels omtrent het voorafgaand uitbrengen van een stem op schriftelijke wijze (voor de besloten en coöperatieve vennootschap) of per brief of via de vennootschapswebsite (voor de naamloze vennootschap) op de algemene vergadering bleven ongewijzigd voor deze vennootschappen (zie hiervoor onze newsflash van 3 april 2020).
Nieuw is wel dat de Wet de mogelijkheid tot het voorafgaand stemmen langs elektronische weg op afstand nu ook voor (i)vzw’s voorziet. Dat voor zover de statuten daarin voorzien en de modaliteiten tot het voorafgaandelijk uitbrengen van de stem eveneens statutair bepaald werden. Ten slotte dient de hoedanigheid en identiteit van het lid dat op die manier zijn/haar stem uitbrengt eveneens geverifieerd te kunnen worden op de bij of krachtens de statuten bepaalde wijze.
- Schriftelijke algemene vergadering
Ten slotte voert de Wet eveneens beperkte wijzigingen door aan de bepalingen omtrent de schriftelijke algemene vergaderingen binnen de besloten, coöperatieve en naamloze vennootschap. Daarbij wordt nu verduidelijkt dat de techniek van de eenparige schriftelijke besluiten niet kan worden toegepast voor “statutenwijzigingen”. Voorheen werd bepaald dat die techniek niet mogelijk was voor beslissingen “die bij authentieke akte moeten worden verleden”. Voor de voorgenoemde vennootschappen komt beide bewoordingen in de praktijk vaak op hetzelfde neer.
De terminologische wijziging vindt haar grondslag in het feit dat de schriftelijke algemene vergadering door de Wet nu ook voor de (i)vzw’s ingevoerd werd en een uniformering van de bewoording van de betreffende bepalingen in het WVV zich dan ook opdrong. De oorspronkelijke bewoording zou namelijk te ruim geweest zijn voor vzw’s daar een statutenwijziging binnen een vzw in bepaalde gevallen ook bij onderhandse akte mogelijk is.
- Inwerkingtreding
De relevante bepalingen van de Wet die wijzigingen aan het WVV aanbrengen, zijn in werking getreden op 24 december 2020.
Daarnaast hebben enkele van deze wijzigingen slechts een beperkte duurtijd, namelijk tot 30 juni 2021. De belangrijkste wijzigingen met beperkte houdbaarheidsdatum betreft de mogelijkheid van het bestuursorgaan om, mits motivatie, gebruik te maken van een communicatiemiddel waardoor vanop afstand deelgenomen wordt aan de algemene vergadering, maar dat de deelnemende effectenhouders niet in staat stelt om deel te nemen aan de beraadslagingen en om vragen te stellen (zie punt 2, iv) hierboven).
Aarzel niet om KPMG Law te contacteren bij eventuele vragen.